Privacyverklaring

Home Privacyverklaring

Onze visie op privacy

Zorgvuldigheid staat bij DrieGasthuizenGroep hoog in het vaandel. Ook op het gebied van privacy gaan we nauwgezet en transparant te werk. Daarbij vormt de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG), naast andere (Europese) regelgeving, het wettelijke kader. Als gastvrije, betrokken, ondernemende en flexibele organisatie zetten we ons ervoor in dat cliënten zo zelfstandig en prettig mogelijk kunnen leven en wonen, in gezelschap van anderen en in een vertrouwde en veilige omgeving. Dat geldt ook als het om privacy gaat.

Op deze pagina leggen wij uit hoe DrieGasthuizenGroep in de praktijk omgaat met de verwerking van (bijzondere) persoonsgegevens en waarvoor deze gegevens worden gebruikt.

Mevrouw C.M.W. Reesing-Som
Raad van Bestuur
Stichting DrieGasthuizenGroep
Postbus 2023
6802 CA Arnhem
026-354 94 15
KvK-nummer: 09221030
www.driegasthuizengroep.nl

Waarom verzamelen wij gegevens?

Om ons werk als zorgorganisatie goed te kunnen uitvoeren, verzamelt DrieGasthuizenGroep binnen de wettelijke kaders informatie. Wij doen dit onder meer om de juiste zorg te kunnen verlenen, overeenkomsten op te stellen, met mensen te communiceren, declaraties en salarissen uit te betalen en te factureren. Het verzamelen van persoons- en contactgegevens dient altijd een specifiek doel.

Welke gegevens verzamelen wij?

  • Cliënten: naam, adres en woonplaats (NAW-gegevens), e-mailadres, telefoonnummer, verzekeringsgegevens indien van toepassing, burgerservicenummer (BSN) en medische gegevens. Deze informatie is nodig voor het verlenen van zorg.
  • Wettelijke vertegenwoordigers van cliënten: NAW-gegevens, telefoonnummer en e-mailadres. Deze informatie is nodig om met de wettelijke vertegenwoordiger te communiceren over de zorg die aan de betreffende cliënt wordt verleend.
  • Mantelzorgers: NAW-gegevens, telefoonnummer en e-mailadres. Deze informatie is nodig voor de communicatie.
  • Medewerkers: NAW-gegevens, telefoonnummer, e-mailadres, burgerservicenummer (BSN), VOG* en, indien van toepassing, een BIG-registratie vanaf niveau 4. Deze informatie is nodig voor het vastleggen van de overeenkomst, het uitbetalen van het salaris, het uitvoeren van de functie en de communicatie met medewerkers.
  • Vrijwilligers: NAW-gegevens, telefoonnummer, e-mailadres en VOG*. Deze informatie is nodig voor het vastleggen van de overeenkomst en het uitbetalen van declaraties.
  • Huurders: NAW-gegevens, telefoonnummer en e-mailadres. Deze informatie is nodig voor het vastleggen van de overeenkomst en het versturen van facturen.
  • Aspirant-cliënten: bij een verzoek om informatie registreren wij NAW-gegevens en een telefoonnummer om de gevraagde informatie te kunnen verstrekken.
  • Samenwerkingspartners: NAW-gegevens, telefoonnummer, e-mailadres en bankrekeningnummer. Deze informatie is nodig voor de bereikbaarheid, het betalen van nota’s en het leveren van diensten op basis van een overeenkomst of contract.
  • Sollicitanten: NAW-gegevens, telefoonnummer en e-mailadres. Deze informatie is nodig om contact met sollicitanten op te nemen.

* Een VOG is een verklaring waaruit blijkt dat iemands justitiële verleden geen bezwaar vormt voor het vervullen van een specifieke taak of functie.

Hoe registreren wij gegevens?

DrieGasthuizenGroep registreert gegevens van personen die op de een of andere manier een relatie met onze organisatie hebben. Deze gegevens worden online of lokaal in een beveiligde omgeving geregistreerd:

  • Gegevens van sollicitanten worden geregistreerd in een beveiligd lokaal en online HRM-systeem.
  • Gegevens van cliënten en mantelzorgers worden geregistreerd in een beveiligde online cliëntenadministratie. Wanneer een cliënt bij DrieGasthuizenGroep komt wonen, registreren wij persoonsgegevens aan de hand van een paspoort- of ID-controle. Daarbij gaat het om naam, adres en woonplaats (NAW-gegevens), burgerservicenummer (BSN), bankrekeningnummer, geboortedatum en medische gegevens. Deze persoonsgegevens worden opgenomen in het dossier en gebruikt om de juiste zorg te kunnen verlenen.
  • Gegevens van wettelijke vertegenwoordigers worden geregistreerd in een beveiligde online cliëntenadministratie.
  • Gegevens van medewerkers en vrijwilligers worden geregistreerd in een beveiligd lokaal en online HRM-systeem.
  • Gegevens van huurders worden geregistreerd in een beveiligde online huurdersadministratie.
  • Gegevens van aspirant-cliënten worden geregistreerd in een beveiligde lokale database.
  • Gegevens van samenwerkingspartners worden geregistreerd in een beveiligde omgeving in de lokale database.

Hoe lang bewaren wij gegevens?

Om een goede administratie te kunnen voeren, bewaart DrieGasthuizenGroep bepaalde persoonsgegevens, maar nooit langer dan noodzakelijk. Zo bewaren wij cliëntendossiers nog twintig jaar nadat de zorg is beëindigd. Dossiers van kinderen bewaren wij tot twintig jaar na hun achttiende verjaardag. Voor bepaalde gegevens van medewerkers geldt op grond van de belastingwetgeving een bewaartermijn van zeven jaar na uitdiensttreding. Voor overige gegevens van medewerkers hanteert DrieGasthuizenGroep een bewaartermijn van twee jaar na uitdiensttreding. Sollicitatiebrieven worden een halfjaar bewaard, afhankelijk van de afspraken die met de sollicitant zijn gemaakt.

Wij registreren niet meer gegevens dan nodig is en bewaren deze niet langer dan noodzakelijk. De gegevens worden zorgvuldig opgeslagen in een beveiligde omgeving en alleen bewaard zolang wet- en regelgeving dit vereist.

Wie is verantwoordelijk voor uw gegevens?

De Raad van Bestuur van DrieGasthuizenGroep is eindverantwoordelijk voor de verwerking en bescherming van uw persoonsgegevens. Daarnaast dragen medewerkers, vrijwilligers en externe medewerkers vanuit hun functie of rol verantwoordelijkheid voor de informatieveiligheid binnen DrieGasthuizenGroep. De organisatie heeft de taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden op het gebied van informatiebeveiliging vastgesteld en toegewezen aan daarvoor aangewezen medewerkers.

Daarnaast heeft DrieGasthuizenGroep een functionaris voor gegevensbescherming (FG). De FG houdt onafhankelijk toezicht op de toepassing en naleving van de privacywetgeving binnen de organisatie.

Wie heeft binnen DrieGasthuizenGroep toegang tot uw gegevens?

DrieGasthuizenGroep besteedt voortdurend aandacht aan maatregelen die de privacy binnen de door ons gebruikte systemen beschermen en verbeteren. Wij verzamelen alleen de persoonsgegevens die noodzakelijk zijn om ons werk goed te kunnen doen. Binnen DrieGasthuizenGroep zijn deze gegevens uitsluitend toegankelijk voor personen die ze vanuit hun functie of rol nodig hebben.

Welke rechten heeft u op grond van de AVG?

Als DrieGasthuizenGroep uw persoonsgegevens verwerkt, heeft u op grond van de AVG verschillende rechten:

  • het recht op vergetelheid (het recht om vergeten te worden);
  • het recht op beperking van de verwerking (minder gegevens laten verwerken);
  • het recht op geautomatiseerde besluitvorming en profilering (het recht op een menselijke blik bij besluiten);
  • het recht om de gegeven toestemming voor een bepaalde verwerking in te trekken;
  • het recht om een klacht in te dienen bij de relevante privacytoezichthouder;
  • het recht op informatie over wie inzage heeft gehad in uw gegevens;
  • het recht op dataportabiliteit (daarmee worden alle geregistreerde persoonsgegevens omgezet in een digitaal formaat, zodat zij kunnen worden ingelezen in een ander systeem).

Hoe kunt u uw gegevens inzien?

Op grond van de AVG kunt u een verzoek indienen om uw persoonsgegevens in te zien. Dit verzoek kunt u schriftelijk of per e-mail indienen bij de functionaris voor gegevensbescherming (FG) van DrieGasthuizenGroep.

Hoe kunt u bezwaar maken tegen de verwerking van uw gegevens?

Op grond van de AVG kunt u in bepaalde gevallen bezwaar maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens. Daarnaast kunt u, indien van toepassing, uw toestemming voor de verwerking van persoonsgegevens intrekken. U kunt uw bezwaar of verzoek schriftelijk of per e-mail indienen bij de functionaris voor gegevensbescherming (FG) van DrieGasthuizenGroep.

U ontvangt binnen één maand een reactie. Als meer tijd nodig is, wordt u daar binnen deze termijn over geïnformeerd.

Hoe kunt u uw gegevens laten corrigeren?

Op grond van de AVG heeft u het recht om onjuiste persoonsgegevens te laten corrigeren en onvolledige persoonsgegevens te laten aanvullen. Dit wordt het recht op rectificatie en aanvulling genoemd. U kunt uw verzoek schriftelijk of per e-mail indienen bij de functionaris voor gegevensbescherming (FG) van DrieGasthuizenGroep.

Worden persoonsgegevens buiten de Europese Economische Ruimte opgeslagen of doorgegeven?

Nee. Persoonsgegevens worden niet buiten de Europese Economische Ruimte (EER) opgeslagen of doorgegeven aan internationale organisaties.

Datalekken melden

Als organisatie zijn wij ervoor verantwoordelijk dat een datalek zonder onredelijke vertraging en, indien mogelijk, uiterlijk binnen 72 uur nadat wij ervan kennis hebben genomen, wordt gemeld bij de Autoriteit Persoonsgegevens (AP). Dit geldt wanneer het datalek waarschijnlijk een risico inhoudt voor de rechten en vrijheden van betrokkenen. Als het datalek waarschijnlijk een hoog risico inhoudt, informeren wij ook de betrokkenen.

Het is belangrijk dat bij een datalek snel wordt gehandeld. Het meldpunt datalekken van DrieGasthuizenGroep is bereikbaar via meldpuntdatalek@driegasthuizengroep.nl.

Voor meer informatie of vragen over de AVG kunt u terecht bij de functionaris voor gegevensbescherming (FG) van DrieGasthuizenGroep:

Mevrouw Claudia Benning
Functionaris voor gegevensbescherming
privacy@driegasthuizengroep.nl
Stichting DrieGasthuizenGroep
Postbus 2023
6802 CA Arnhem
026-354 94 15

Naast deze privacyverklaring is ook een cookieverklaring opgenomen.